Serwis internetowy: www.konferencjawroclaw.pl

Data ujednolicenia: 19 maja 2026 r.

---

CZĘŚĆ I: POLITYKA PRYWATNOŚCI (RODO)

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników (zwanych dalej „Użytkownikami”) korzystających z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.konferencjawroclaw.pl (zwanego dalej „Serwisem”).
2. Dokument ten stanowi realizację obowiązku informacyjnego nałożonego na Administratora na mocy art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako „RODO”).
3. Administrator deklaruje, że dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane dane są przetwarzane zgodnie z prawem, dla określonych i zgodnych z prawem celów oraz niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami.

§ 2. Administrator Danych Osobowych

1. Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem Serwisu jest: socjolab.pl [W SOCJOLAB nie powołano Inspektora Ochrony Danych, wszelkie zapytania odnośnie ochrony danych osobowych prosimy kierować na e-mail: biuro malpa socjolab kropka pl]
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO, Użytkownik może skontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną na dedykowany adres e-mail: biuro malpa socjolab kropka pl lub pisemnie na adres siedziby wskazanymi w danych rejestrowych przypisanych do NIP: 6332121808

§ 3. Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników Serwisu przetwarzane są w różnych celach, w zależności od formy aktywności w Serwisie:

• Rejestracja udziału w konferencji (Uczestnicy i Prelegenci):
  • Cel: Organizacja i obsługa konferencji naukowej/branżowej, w tym przygotowanie materiałów konferencyjnych, identyfikatorów, publikacja agendy, wydanie certyfikatów uczestnictwa oraz kontakt organizacyjny.
  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o udział w konferencji lub podjęcia działań przed jej zawarciem).
  • Okres przechowywania: Przez czas niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia konferencji, a po tym czasie do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Zgłaszanie abstraktów, referatów oraz publikacji naukowych:
  • Cel: Procedowanie zgłoszeń naukowych, proces recenzencki, włączenie prac do programu konferencji oraz ewentualna publikacja w materiałach pokonferencyjnych lub monografii.
  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na upowszechnianiu wiedzy i dokumentacji dorobku konferencji).
  • Okres przechowywania: Przez czas trwania procesu wydawniczego oraz wieczystego dokumentowania dorobku naukowego (w przypadku publikacji).
• Obsługa rozliczeń, płatności i fakturowania:
  • Cel: Dopełnienie obowiązków prawno-podatkowych związanych z pobieraniem opłat konferencyjnych i wystawianiem faktur.
  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług (VAT).
  • Okres przechowywania: Przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Formularz kontaktowy oraz korespondencja e-mail:
  • Cel: Udzielanie odpowiedzi na pytania przesłane za pośrednictwem formularza lub poczty elektronicznej, dotyczące konferencji.
  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes polegający na sprawnym prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi wydarzeniem).
  • Okres przechowywania: Do czasu zakończenia korespondencji lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez 2 lata od zakończenia kontaktu.
• Usługa Newslettera:
  • Cel: Informowanie o kolejnych edycjach konferencji, szkoleniach, powiązanych wydarzeniach naukowych i publikacjach.
  • Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a RODO (dobrowolna zgoda Użytkownika).
  • Okres przechowywania: Do czasu wycofania zgody przez Użytkownika (wypisania się z newslettera).

§ 4. Odbiorcy danych

1. Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane podmiotom zewnętrznym, z którymi Administrator współpracuje w celu realizacji usług. Do grona odbiorców należą:
   • Podmioty świadczące usługi hostingu oraz wsparcia IT dla Serwisu,
   • Operatorzy systemów płatności elektronicznych (w przypadku wnoszenia opłat online),
   • Biura rachunkowe i księgowe obsługujące finansowo Administratora,
   • Podmioty świadczące usługi składu, druku i wydawnictwa (w celu wydania materiałów konferencyjnych),
   • Współorganizatorzy konferencji lub komitety naukowe (wyłącznie w celach merytorycznej oceny zgłoszeń).
2. Wszystkie podmioty, którym Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych, gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych wymaganych przez przepisy prawa.
3. Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). W przypadku korzystania z narzędzi analitycznych (np. Google Analytics), dane mogą podlegać profilowaniu statystycznemu opartemu na standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

§ 5. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdemu Użytkownikowi, w zakresie wynikającym z przepisów prawa, przysługują następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• Prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych, jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne (art. 16 RODO),
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli brak jest podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania (art. 17 RODO),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),
• Prawo do przenoszenia danych do innego administratora, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO),
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 21 RODO),
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem mailowo na adres: biuro@socjolab.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO.

§ 6. Dobrowolność podania danych i profilowanie

1. Podanie danych osobowych w celach rejestracji na konferencję, rozliczeń finansowych oraz kontaktu jest dobrowolne, jednak stanowi warunek niezbędny do zawarcia umowy, udziału w konferencji lub uzyskania odpowiedzi na zapytanie. Brak podania danych uniemożliwi udział w wydarzeniu.
2. Dane osobowe Użytkowników nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym do profilowania, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

---

CZĘŚĆ II: POLITYKA PLIKÓW COOKIES

§ 1. Czym są pliki cookies (ciasteczka)?

1. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) to niewielkie dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które są wysyłane przez serwer WWW i zapisywane przez przeglądarkę internetową na urządzeniu końcowym Użytkownika (np. komputerze, laptopie, smartfonie) podczas przeglądania stron Serwisu.
2. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer identyfikacyjny.

§ 2. Do czego wykorzystujemy pliki cookies?

Administrator Serwisu www.konferencjawroclaw.pl wykorzystuje pliki cookies w następujących celach:

• Niezbędne (techniczne): Zapewnienie prawidłowego działania Serwisu, utrzymanie sesji Użytkownika po zalogowaniu do panelu rejestracji, zapamiętanie ustawień prywatności oraz obsługa formularzy. Bez tych plików witryna nie może działać poprawnie.
• Analityczne i statystyczne: Badanie zachowań Użytkowników w celu optymalizacji struktury i zawartości strony, analizowanie źródeł ruchu oraz tworzenie anonimowych statystyk (np. za pośrednictwem Google Analytics).
• Funkcjonalne: Zapamiętywanie wyborów dokonanych przez Użytkownika, takich jak wersja językowa strony czy preferencje wyświetlania elementów graficznych.

§ 3. Rodzaje stosowanych plików cookies

W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: cookies sesyjne (session cookies) oraz cookies stałe (persistent cookies).

Nazwa pliku	Typ / Dostawca	Cel użycia	Okres ważności
PHPSESSID / session	Niezbędny / Serwis	Utrzymanie identyfikatora sesji użytkownika na serwerze (np. przy wypełnianiu formularza rejestracyjnego).	Do zamknięcia przeglądarki
cookie_consent	Niezbędny / Serwis	Zapamiętanie wyboru Użytkownika odnośnie zgody na stosowanie opcjonalnych plików cookies.	1 rok
_ga, _gid	Analityczny / Google Analytics	Zliczanie i śledzenie statystyk odwiedzin, unikalnych użytkowników oraz mierzenie wydajności strony.	2 lata (_ga) / 24h (_gid)

§ 4. Zarządzanie i usuwanie plików cookies

1. Przeglądarki internetowe domyślnie dopuszczają przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym. Użytkownik może w każdej chwili samodzielnie zmienić te ustawienia, blokując automatyczną obsługę plików cookies lub żądając informacji o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu.
2. Ograniczenie bądź wyłączenie stosowania niezbędnych plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne w Serwisie, takie jak poprawne wysłanie formularza zgłoszeniowego lub zalogowanie do panelu uczestnika.

§ 5. Zmiany w Polityce Prywatności i Cookies

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym dokumencie w przypadku zmian w prawie ochrony danych osobowych, wytycznych organów nadzorczych lub modyfikacji technicznych samych funkcji Serwisu.
2. Nowe wersje dokumentu będą publikowane w Serwisie wraz z informacją o dacie zmiany.